Spisová služba SPI 8NS

Toto naše řešení je postaveno na produktech IBM jako Lotus/Lotus Messaging & Collaboration and FileNet P8. Dále umožňuje rozšíření neformální komunikace a propojení aplikací díky Lotus Social a nadstavbu při potřebě vývoje webových aplikací díky skupině produktů IBM Websphere.

Spisová služba je produkt určený pro zjednodušení a zkvalitnění správy  oběhu dokumentů v organizaci.

Poskytuje komplexní řešení evidence dokumentů a sledování jejich životního cyklu v organizaci.

Podporuje efektivní styk mezi organizacemi a zároveň  občanů s organizacemi.

Nabízíme pro organizace několik typů spisových služeb, které se liší svým rozsahem, možnostmi použití, složitostí a samozřejmě i cenou.

Každá spisová služba splňuje základní požadavky, samozřejmostí je individuální přístup a přizpůsobení aplikace potřebám Vaší organizace.

Hlavní přínosy produktu:

• Aktuálnost - splňuje veškeré současné legislativní požadavky kladené na výkon spisové služby

• Univerzální použití - jednotným způsobem spravuje dokumenty v celé organizaci

• Pružnost - snadno se přizpůsobí současnému spisovému řádu organizace

• Spolehlivost - veškerou evidenci, zpracování a oběh dokumentů včetně sledování termínů řídí přímo systém

• Snadná obsluha - dokumenty jsou uživateli prezentovány formou graficky zřetelně odlišených formulářů, ovládání je intuitivní, součástí produktu je rozsáhlá nápověda

• Otevřené řešení – náš systém je modulární a roste spolu s organizací

Hlavní součásti balíku aplikací:

Podací deník

• Zajišťuje komplexní evidenci dokumentů v papírové nebo elektronické podobě.

• Umožňuje evidovat dokumenty doručené do organizace i vytvořené, přidělení dokumentu konkrétním útvarem nebo pracovníkem, sledování oběhu dokumentů i termínů jejich vyřízení.

• Kdykoli je možné zjistit, v jakém stavu a na jakém útvaru se dokument momentálně nalézá.

• Jednoznačný přehled o všech dokumentech poskytují univerzální pohledy zobrazující dokumenty podle zvolených parametrů.

Spisovna

• Slouží k evidenci a zaznamenávání dokumentů ve spisovně.
• Sleduje skartační a archivační lhůty podle skartačního znaku a zaznamenává zápůjčky dokumentů.

Výpravna

• Eviduje poštu určenou k odeslání, provádí přidělování podacích čísel, tiskne soupisky, odesílá zásilky určeným způsobem.

• Elektronická podatelna

• Elektronickou podatelnu lze volitelně připojit ke spisové službě.

• Slouží jako vstupní a výstupní rozhraní pro bezpečnou elektronickou komunikaci.

Druhy spisových služeb:

• Nabízíme pro organizace několik typů spisových služeb, které se liší svým rozsahem, možnostmi použití, složitostí a samozřejmě i cenou. Každá spisová služba však splňuje základní požadavky, samozřejmostí je individuální přístup a přizpůsobení aplikace potřebám Vaší organizace.

Možnosti propojení s dalšími aplikacemi:

• Interní / externí adresáře
• Datový sklad
• Investiční plán
• Evidence objednávek
• Evidence faktur
• Evidence smluv
• a další...