Spisová služba SPI 8NS

Toto naše řešení je postaveno na produktech IBM jako Messaging & Collaboration and FileNet P8. Dále umožňuje rozšíření neformální komunikace a propojení aplikací díky IBM Social Software a nadstavbu při potřebě vývoje webových aplikací díky skupině produktů IBM Websphere.

Spisová služba je produkt určený pro zjednodušení a zkvalitnění správy  oběhu dokumentů v organizaci.

Poskytuje komplexní řešení evidence dokumentů a sledování jejich životního cyklu v organizaci.

Podporuje efektivní styk mezi organizacemi a zároveň  občanů s organizacemi.

Nabízíme pro organizace několik typů spisových služeb, které se liší svým rozsahem, možnostmi použití, složitostí a samozřejmě i cenou.

Každá spisová služba splňuje základní požadavky, samozřejmostí je individuální přístup a přizpůsobení aplikace potřebám Vaší organizace.

Hlavní přínosy produktu:

  • Aktuálnost - splňuje veškeré současné legislativní požadavky kladené na výkon spisové služby

  • Univerzální použití - jednotným způsobem spravuje dokumenty v celé organizaci
  • Pružnost - snadno se přizpůsobí současnému spisovému řádu organizace

  • Spolehlivost - veškerou evidenci, zpracování a oběh dokumentů včetně sledování termínů řídí přímo systém
  • Snadná obsluha - dokumenty jsou uživateli prezentovány formou graficky zřetelně odlišených formulářů, ovládání je intuitivní, součástí produktu je rozsáhlá nápověda

  • Otevřené řešení – náš systém je modulární a roste spolu s organizací

Hlavní součásti balíku aplikací:

Podací deník

  • Zajišťuje komplexní evidenci dokumentů v papírové nebo elektronické podobě.

  • Umožňuje evidovat dokumenty doručené do organizace i vytvořené, přidělení dokumentu konkrétním útvarem nebo pracovníkem, sledování oběhu dokumentů i termínů jejich vyřízení.
  • Kdykoli je možné zjistit, v jakém stavu a na jakém útvaru se dokument momentálně nalézá.

  • Jednoznačný přehled o všech dokumentech poskytují univerzální pohledy zobrazující dokumenty podle zvolených parametrů.

Spisovna

  • Slouží k evidenci a zaznamenávání dokumentů ve spisovně.
  • Sleduje skartační a archivační lhůty podle skartačního znaku a zaznamenává zápůjčky dokumentů.

Výpravna

  • Eviduje poštu určenou k odeslání, provádí přidělování podacích čísel, tiskne soupisky, odesílá zásilky určeným způsobem.

  • Elektronická podatelna
  • Elektronickou podatelnu lze volitelně připojit ke spisové službě.

  • Slouží jako vstupní a výstupní rozhraní pro bezpečnou elektronickou komunikaci.

Druhy spisových služeb:

  • Nabízíme pro organizace několik typů spisových služeb, které se liší svým rozsahem, možnostmi použití, složitostí a samozřejmě i cenou. Každá spisová služba však splňuje základní požadavky, samozřejmostí je individuální přístup a přizpůsobení aplikace potřebám Vaší organizace.

Možnosti propojení s dalšími aplikacemi:

  • Interní / externí adresáře
  • Datový sklad
  • Investiční plán
  • Evidence objednávek
  • Evidence faktur
  • Evidence smluv
  • a další...

Související produkty:

  • pikto-elektronicka_podatelna.png

    Elektronická podatelna

    Elektronická podatelna je systém, jehož účelem je poskytovat elektronickou komunikaci jak vně organizace (občanům, institucícm, firmám), tak dovnitř (ostatním útvarům uvnitř organizace) a to vše s využitím zaručeného elektronického podpisu.

    detailní stránka

  • pikto-evidence.png

    Evidence smluv, objednávek a faktur

    Tento balík aplikací je určen pro tvorbu, evidenci a správu dokumentů pro podporu firemních procesů jako je evidence smluv, faktur, objednávek nebo investičních plánů. Mohou fungovat jednotlivě nebo jako celek s možností propojení s dalšími námi nabízenými aplikacemi jako je spisová služba a další.

    detailní stránka

  • pikto-spravni_rizeni.png

    Správní řízení

    Aplikace určená pro správu spisů správního nebo i jiného řízení a jejich dokumentů a zúčastněných osob. Aplikace může pracovat samostatně jako agenda spisů nebo je rozšířením spisové služby, se kterou komunikuje a zařazuje došlé vlastní dokumenty do jednotlivých spisů.

    detailní stránka

  • pikto-wordatt.png

    WordAtt

    Slouží k vzájemné integraci prostředí kancelářských aplikací MS Office, OpenOffice a dokumentové databáze IBM Notes. Spojuje nejlepší vlastnosti obou prostředí, tj. editační, prezentační a tiskové schopnosti uvedených aplikací a možnosti platformy IBM Notes pro správu, ukládání, distribuci a řízení takto vytvořených dokumentů.

    detailní stránka